Proses Order B2B
Standard Operational Procedure
No Dokumen : MKN-ODR01 Mulai Berlaku : 27 September 2024
Tujuan Penyusunan SOP
Proses penerimaan Order B2B bertujuan untuk standar pelaksanaan dalam penerimaan Pesanan di
Kategori penjualan B2B (Business to Business), Proses ini tercipta agar dapat mengukur persiapan
pelaksanaan order dari segi Ketersediaan bahan baku, Waktu dan Sumber Daya Manusia.
Selain mengukur efektivitas waktu dan ketersedian bahan baku, Proses ini juga bertujuan untuk :
- Proses mendapatkan Calon Customer melalui penyebaran menu ke beberapa kanal, Online & Offline
- Melakukan Follow Up dari Arsip Database Customer
- Melakukan konfirmasi dan mengkordinasikan order melalui form yang telah disediakan oleh tim
- sales untuk menghitung persiapan sesuai dengan jumlah Order
- Melakukan Komunikasi dan Kordinasi ke Team Production dan Store Manager Outlet
Cakupan :
Proses ini hendaknya mencakup beberapa aspek berikut :
- Platform Media Penyebaran dan Alat Komunikasi
- Marketing KIT (Website, Flyer, Banner dan Chat Integrated)
- Form Pesanan dan Form Penerimaan
- Waktu Pemesanan dalam jumlah diatas 1000 pack harus terkonfirmasi paling lambat -4 Hari
- Department Terkait (Marketing, R&D, Store Manager, Gudang PPIC, Store Manager & Tim Produksi)
- Dokumentasi jika donatur meminta untuk menjadi bukti program pembagian
Tanggung Jawab :
Tim Sales di dampingi oleh Marketing adalah tim yang bertanggung jawab dalam penerimaan order dan mengkomunikasikan pesanan ke tim produksi melalui :
- Group Komunikasi Via WA
- Form Order
Prosedur
Prosedur dari mulai mendapatkan customer sampai ke pengiriman order ;
- Penyebaran Marketing KIT atau Lead dari Sales Marketing B2B dari kanal Online & Offline
- Melakukan Checking Penawaran dari Customer mengenai Jumlah order
- Marketing mengkonfirmasi jumlah pesanan dan estimasi waktu ke R&D
- R&D dan Gudang PPIC menginformasikan ketersedian bahan baku pemesanan
- Jika Bahan Baku tersedia, R&D dan Marketing menginformasikan jumlah order dan segera mengkonfirmasi pesanan ke Store Manager
- Store Manager mengeluarkan Performa Invoice (PO) dan mengkonfirmasi ke Tim Marketing
- Tim Marketing segera meminta Down Payment (DP) sebesar 50% ke Customer, Namun dapat bersifat kondisional dan dapat fleksibel menggunakan T erm Of Payment bertempo atau dapat pembayaran langsung dengan Cash.
- Jika Customer sudah membayar Down Payment (DP), maka selanjutnya memproses order ke Tim Produksi
- Setelah Produksi order selesai maka Store Manager atau Purchasing Membuat Surat Jalan (DO)
- Termasuk Harga Barang dan Ongkos Kirim (Jika Customer tidak Self-Pickup) dan selanjutnya dikordinasikan di Group dan Divisi lain untuk penjadwalan pengiriman.
- Marketing Segera Menginformasikan kepada Customer untuk melunasi sisa pembayaran, jika pembayaran bersifat hutang selanjutnya tim marketing segera berkordinasi dengan tim akunting.
- Jika pembayaran sudah terverifikasi selesai, maka barang akan di informasikan untuk segera dikirim ke customer
- Tim Marketing akan melakukan dokumentasi jika dibutuhkan sebagai bukti pembagian untuk program donasi kepada Donatur